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客戶指南

一般來說,與上海中外運船務代理有限公司出口部開展訂艙業務的前提條件是簽訂訂艙協議。如不簽訂協議,可通過付款買單的方式開展業務。付款買單的具體操作流程參見此業務手冊的付款買單說明部分。

簽約所需文件:

1.有效的企業營業執照復印件(加蓋公章)

2.有效的外經貿部的貨代批文或交通部無船承運人批文復印件(加蓋公章)

3.有效的稅務登記證復印件(加蓋公章)

4.開戶許可證

5.全套托單樣本(加蓋訂艙章樣本)

以上5種資料由客戶提供。

1.《船代出口訂艙協議》一式二份,請在“甲方”處由貴司法人代表或授權的人簽字,蓋公章。

2.《運費托收協議》一式三份,請在“甲方”處簽字,蓋公章,并在“外幣,人民幣賬號”處加蓋貴司賬號章(外幣賬號須在中國銀行或中國交通銀行)。如運費結算為付押金月結帳的,請在《運費月結帳協議》上簽字蓋章。

3.《訂艙費率表》(附件三)一式二份,請蓋公章。

4.《簽約客戶申請表》(相關文件二),《客戶調查表》(相關文件三)及《貨量調查表》(相關文件四):請逐項、詳實填寫表格內容,以利雙方接洽;除在各樣章處相應蓋章外,還需在“申報人”處簽字并加蓋貴司公章。

5.《授權書》(相關文件五):為方便貴司到我司領取提單,請指定貴司通訊員的私章(可以指定二個),請把樣章蓋上,并蓋上貴司的公章。以后私章若有更改,請到我司客戶服務處辦理更改手續。

6.《電子訂艙協議書》一式二份,請在“乙方”處由貴司法人代表或授權的人簽字,蓋公章。

以上六種文件由我司提供。為避免客戶誤操作,我司如通過電子文檔方式將以上文件發送貴司,請以“只讀”方式打開文件。

辦理簽約手續:

如客戶需辦理簽約手續,請聯系我司出口部客戶服務,聯系方式請參見此業務手冊所附我司聯系人表。

紙面訂艙流程

客戶打印好10聯托單送至我司3樓的訂艙大廳,我司接單人員審核后,在第五聯(場站收據副本)上敲簽單章后將第5聯至第10聯返還給客戶。但遇船公司對一些訂艙要求事先確認的,如冷凍箱、危險品或其他事宜,訂艙時需攜帶船公司確認函。*目前我司對紙面訂艙的客戶收取每票10元人民幣的單證操作費,如遇客戶退關我司不退還相應的單證操作費,如遇換簽我司不另外收取單證操作費。

電子訂艙流程

客戶與我司簽訂電子訂艙協議后,可以登陸我司網站或通過雙方約定的方式進行電子訂艙。

上海船代網上服務新版地址為:

http://ffonline.sinotrans.com/SinoWebMarine/login_agent.jsphttp://61.152.200.133/SinoWebMarine/login_agent.jsp.

登錄頁面如圖一:(帳號使用老版電子訂艙用戶名,初始密碼為stirnaons,點擊“提交”后進入系統。系統直接調入“新增訂單”頁面。)

1.新增訂單

在新增訂單中錄入一票委托的全部內容,標注星號的是必填項。系統會根據登錄客戶在貨主委托編號(即運編號)填上固定的前幾位字母,如圖二所示,以上海萬升為例,貨主委托編號中已經填上“WSS”三個字母。

因為同一航次可能有共用艙位的情況,在艙位公司中請指定相應的船公司。可以在提單號前一個輸入框中輸入該船公司的提單頭,按TAB鍵,系統會自動將相應的艙位公司寫入,如圖三,填入SNLJP后按TAB鍵,艙位公司中自動填入“中外運集裝箱運輸有限公司”

提單號可以為空,這時點擊艙位公司旁的放大鏡圖標,如圖四,在彈出窗口中的“中文全稱”中輸入船公司全稱中的某幾位,如輸入“箱運”,點擊查詢,系統顯示所有名稱中含“箱運”的船公司,鼠標單擊其中一條即可將相應船公司填入艙位公司中。

點擊船名旁的放大鏡圖標,出現航次選擇窗口,如圖五,點擊船名的首字母或在“英文名稱”中輸入船名的任意前幾位字母后點擊“模糊查詢”按鈕,系統顯示所有符合條件的為開航的航次,鼠標單擊所需航次,則將船名,航次填入相應的文本框內。也可以在船名框中輸入船名的任意前幾位字母,在按TAB鍵,系統會以該幾位字母為條件顯示航次選擇窗口。

在卸貨港中輸入港口名稱,如“OSAKA”,再按TAB鍵,系統會自動將“OSAKA”填入交貨地,特殊卸貨港,特殊交貨地等另外三個輸入框中(參見圖五)。如有需要,可再更改交貨地。特殊卸貨港、特殊交貨地中可以輸入“OSAKA,JAPAN”等特殊格式,便于滿足提單打印時的特殊要求。港口也可以點擊放大鏡圖標在彈出窗口中選擇。在包裝類型中輸入包裝名稱,如“PACKAGES”,再按TAB鍵,包裝描述中也會填入“PACKAGES”,見圖六,可以將包裝描述更改為提單打印時的特殊格式。也可點擊包裝類型旁的放大鏡圖標在彈出的選擇窗口中選擇包裝類型。輸入麥頭,件數,英文品名,中文品名(一般危險品和冷藏品時要求提供),毛重,體積。如果有的話,可以在件數描述中輸入小件數。

如圖七所示,在運費條款中選擇到/預付等,PP為FREIGHT PREPAID,CC為FREIGHT COLLECT,FF為FREIGHT FREE,AA為FREIGHT AS ARRANGED,選擇OT時會出現一個地點輸入框,表示第三地付費。BAF,YAS等附加費與運費的條款不一致時,可以輸入在“運費說明”中。

在提單份數中選擇“正本”時,可以輸入相應得正本提單份數;或可以選擇“SeaWay Bill”;如果和船代簽訂網上電放協議,還可以直接選擇電放。選擇“異地放單”選項后,在相應的輸入框中輸入異地放單的地點。

運輸條款直接選擇即可。如訂箱運公司美國航線,則輸入協議號。如為冷藏品或危險品,選擇“冷藏品”或“危險品”標志,再輸入相應的信息。選擇“危險品其他屬性”,可以輸入更詳細的危險品信息。

如有多個冷藏品或危險品,則點擊“多冷藏品/危險品”按鈕,如圖九,在彈出窗口中輸入相應信息.

如圖十所示,輸入相應的預配信息。單擊“新增”可以輸入多個箱型;選擇某一條前的單選框,單擊“刪除”可以去掉該條預配。點擊“箱型幫助”可以看到系統箱型代碼的含義。“箱狀態”一般為“重箱”。“整拼”表示整箱還是拼箱。“SOC標志”中一般選擇“COC”,表示船公司箱,如選擇“SOC”,則表示貨主自備箱.“主拼運編號”中輸入拼箱首票的貨主委托編號(運編號)。“提箱點”、“”運箱人、“擬領EIR地點”一般不需輸入。如沒有指定船名航次,則“船期”為必選項。委托備注和提單備注輸入相應的備注信息,只是提單備注會打印在提單上。美國航線可能需要提供實際收發貨人,則點擊“實際收發通”后輸入。

最后點擊“提交”,系統做相應的檢查,如保存失敗,會給出相應的提示。保存成功則提示“成功”。

2.查詢修改

點擊菜單“網上訂艙”→“查詢修改”,可以查看系統中已有訂單的狀態,并可以修改訂單內容。如圖十一所示,選擇相應的“錄入時間從”和“錄入時間到”,訂單狀態除已經選中的狀態外,將“確認”也選中,單擊“查詢”。注意系統默認的“錄入時間從”和“錄入時間到”為當前日期的前一天和當前日期,不做更改的話可能查詢不到相應的訂單。查詢結果中可以看到訂單狀態,只有顯示“確認”表示該訂艙已接受。單擊查詢結果中的某一票進入修改界面,界面和新增訂單類似,修改內容后同樣點擊“提交”。

如為確認訂單,可以看到“配艙回單”、“托單”、“十聯單”等按鈕可以打印相應格式的單證。如為網上電放,船開后可以看到“提單副本”按鈕。

3.加拼訂單

菜單中“網上訂艙”→“加拼訂單”專門由于輸入拼箱中的拼票。首先在新增訂單中輸入了拼箱首票后,在加拼訂單中查詢出該首票,單擊后即進入加拼界面,收發貨人,船名、航次的信息全部從首票獲得,需修改提單號和貨主委托編號。如圖十三。

拼票無法輸入預配信息,且主拼運編號已被設為首票的運編號。如圖十四。

4.復制訂單

與加拼訂單類似,也是查詢出已有的訂單后單擊其中某一票,進入新增界面,所有內容均從選中訂單復制而來,但提單號和運編號會清空,輸入新的提單號和運編號后提交。

5.上傳訂單

如開通報文上傳功能,則選擇“上傳訂單”,選擇報文文件,單擊“上傳”即可,系統自動讀入文件中的訂單內容。如圖十五。

6.箱單查詢

“箱單查詢”中輸入提單號或運編號,可以查詢船開后的清潔艙單信息。如圖十六。

7.船期查詢

輸入相應條件查詢系統中的航次信息。如圖十七。

8.整拼互改

如有拼票改整票,整票改拼票或更改某一拼票的主拼運編號時,在“整拼互改”中輸入相應條件后單擊確定即可。如圖十八。

9.美線裝箱

“新增箱單”中輸入美國航線AMS信息。如圖十九。“查詢修改”中可以查出已錄入的箱單信息并修改

10.非美線裝箱

非美國航線裝箱單錄入與美線裝箱類似。也包括新增和修改界面。

11.用戶管理

(1)用戶信息修改

用戶修改界面可以修改登陸密碼,及聯系方式。如方便的話,請輸入準確的電話、手機和郵件地址,便于我們及時和您聯系。

(2)操作日志查詢

根據委托編號或提單號可以查詢出一票訂單的整個修改、確認過程。如圖二十一。

單擊其中的某一條記錄可以看到該次操作的具體內容,如圖二十二。

12.遠程配艙回單(場站收據副本聯)打印

場站收據副本聯遠程打印,需使用上海中外運船務代理有限公司向有關單位備案的專用紙張。打印后,紙張上顯示外運船代印章。客戶可憑此聯報關及安排集箱進港,而無需專程到船代敲章。有意使用該項服務而目前尚未開通的客戶,可與船代公司客戶服務人員聯系。彈出如圖二十七的窗口。

按“打印”按鈕即可打印出配艙回單。領用遠程打印所需的場站收據副本聯請洽我司客戶服務。

1.提單確認件

紙面訂艙客戶,在訂艙半個工作日后,請主動到上海中外運船務代理有限公司3樓出口部提單發放窗口領取提單確認件。為保證提單確認件的準確、清晰和交接清楚,我司一般不提供和接受傳真服務。客戶在確認件上進行更改后,須敲公司業務章,送交提單確認件上所記載的該船次的配艙人員(中外運大廈3樓)。紙面訂艙客戶還可申請通過電子郵件的方式接受電子確認件。使用電子確認件的客戶,我司將在訂艙半個工作日后,通過電子信箱向客戶發送確認件。客戶打印后,在紙面上進行更改敲章后,送交該船次的配艙人員(中外運大廈3樓)。客戶如預申請電子確認件服務,需安裝一定軟件,具體請洽上海中外運船務代理有限公司出口部客戶服務。(聯系方式見《出口部聯系表》)電子訂艙客戶請直接在我司電子訂艙系統中完成提單確認工作,無需來我司領取紙面提單確認件。如客戶不進行提單確認,提單內容將以訂艙時的托單內容為依據。客戶進行提單確認后,如還需進行更改,可以更改單的形式送交外運船代,我司將以最后一次收到的更改單內容作為簽發提單的依據。更改單可手寫,無需使用特定格式,但應字跡清晰,易于辨認。因留存需要,請勿使用熱敏傳真紙作為更改單。

2.領取提單

船開后,我司根據理貨資料、電子裝箱單資料和紙面裝箱單資料制作清潔艙單。提單信息處理完畢后,即簽發船公司提單。一般來說,開始發放提單的時間在船舶開航半個工作日后。簽約訂艙客戶持《授權書》上留有的樣章,來中外運大廈3樓提單發放窗口領取提單。提單領取章如有更改,請提前以《授權書》形式,書面通知我司出口部客戶服務。付款買單客戶,在付清所有費用后,來我司出口部客戶服務窗口領取提單。

3.提單更改

1)訂艙客戶在領取提單后,如有更改,可在我司出口部提單艙單更改窗口更改。(部分更改內容須征得船公司書面確認后方可更改).

2)訂艙客戶更改提單,須出具已領取的提單正本及蓋有業務章的《上海中外運船務代理有限公司通用提單更改通知書》一式三份。

3)訂艙客戶更改箱運公司近洋航線提單的,除上述要求內容外,還須提供《中外運集裝箱運輸有限公司近洋航線開航后更改單保函》一份。

4)訂艙客戶更改箱運美國航線提單,須出具已領取的提單正本、蓋有業務章的《箱運公司美國航線更改單》一式三份及《箱運公司美國航線特殊更改擔保函》一份。

5)非箱運美國航線提單更改,收取提單更改費RMB100/票。

6)箱運美國航線提單更改,客戶自行發送AMS信息的,收取提單更改費RMB100/票;委托上海中外運船務代理有限公司發送AMS信息的,收取提單更改費RMB432/票(更改嘜頭的除外,只收取RMB100)。

4.分單

得到船公司的確認后,訂艙客戶可提出拆分提單申請。東南亞海運船舶開航前的并拆單申請不需要船公司確認。船開前,訂艙客戶需出具《上海中外運船務代理有限公司通用提單更改通知書》一式三份,寫上有詳細的分單信息,到船代提單更改窗口辦理分單。如在船舶開航后申請并拆單,請客戶先至中外運大廈三樓提單發放窗口領取正本提單后,再持已領取的提單及有詳細分單信息的《上海中外運船務代理有限公司通用提單更改通知書》一式三份到船代出口部提單更改窗口辦理分單。辦理分單,訂艙客戶需現金支付RMB100/套的費用。

5.并單

1)船開前(箱運美國航線截單期前)

A、非箱運船公司并單,客戶須出具《上海中外運船務代理有限公司并單保函》及《上海中外運船務代理有限公司合并提單通知書》一式三份,到我司提單更改窗口辦理并單。

B、箱運公司的提單并單,客戶須出具箱運公司格式并單保函,到我司出口部提單更改窗口辦理并單。

C、船開前(箱運美國航線截單日前),訂艙客戶辦理并單,無需支付并單費。

2)船開后(箱運美國航線截單期后)

訂艙客戶須交回已領取的正本提單,并持《上海中外運船務代理有限公司并單保函》及《上海中外運船務代理有限公司合并提單通知書》一式三份,到我司出口部提單更改窗口辦理并單。船開后(箱運美國航線截單期后),訂艙客戶辦理并單,需現金支付RMB100/套的并單費。

6.電放

我司可接受的電放船公司包括:中外運箱運(日本、釜山航線除外)、SSE、東南亞海運、東航、東映、長錦(東南亞航線除外)和汎陽。中外運箱運日本、釜山航線的提單電放,請客戶直接去箱運公司辦理。訂艙客戶來我司辦理提單電放,需要提供的材料包括:全套正本提單、蓋有公章的《上海中外運船務代理有限電放保函》。辦理地點為:上海中外運船務代理有限公司出口部提單電放窗口。訂艙客戶來我司辦理提單電放,我司收取RMB50/票的電放費。(東南亞海運除外)。

7.海關艙單更改及補輸

海關艙單更改,客戶需提供的材料包括:報關單(復印件)1份并攜帶正本,提單(船公司簽發提單的,需船公司敲正本簽單章的提單副本1份),核銷單(復印件)1份并攜帶正本,蓋業務章的《上海中外運船務代理有限公司艙單更改保函》。

海關艙單補輸,客戶需提供的材包括:報關單(復印件)2份并攜帶正本,提單(船公司簽發提單的,需船公司敲正本簽單章的提單副本2份),核銷單(復印件)1份并攜帶正本,裝箱單(復印件)2份,理貨證明(正本)2份,情況說明(正本)1份,蓋業務章的《上海中外運船務代理有限公司艙單更改保函》。

海關艙單更改和補輸的辦理地點為中外運大廈三樓出口部提單艙單更改窗口。海關艙單更改,收取更改費RMB200/票。海關艙單補輸,收取補輸費RMB300/票。

8.補發預配艙單及我司提供清潔艙單

如需補發預配艙單,客戶只需將正確的船名、航次書面告知我司,即可申請重新發送。辦理地點為:中外運大廈出口部提單更改窗口褚舒華,聯系電話為:63757000-5626。客戶如因核銷手冊、大金額退稅等需要,需外運船代出具清潔艙單,請至中外運大廈三樓出口部提單更改窗口陳曉輝處辦理。申請出具清潔艙單,請提供加蓋公章的情況說明書1份。補發預配艙單及提供清潔艙單,收取操作費RMB50/票。

9.格式文件下載

提單操作中所需格式文件均可在上海中外運船務代理有限公司網頁http://www.sinotranssha.com.cn/agent 中的“格式文件下載”欄下載。

付款買單

一般流程:

1、客戶持托單到中外運大廈三樓出口部徐春艷(63757000-5607)處,由客戶服務編制12位的付款買單號。

2、取得付款買單號碼后,到接單處訂艙。

3、船舶開航后,我司將根據實際出運信息核對有關資料,開具發票,并通知客戶前來領取提單。

4、客戶可以支票、現金或轉帳方式付款。以轉帳方式付款的,請提供水單。付款之后,可到中外運大廈三樓出口部徐春艷(63757000-5607)處領取提單。

5、部分提單由船公司簽發,則需到中外運大廈三樓出口部除春艷(63757000-5607)處開具工作聯系單后,到船公司領取提單。

注意事項:

1、付款買單客戶無退傭。

2、付款買單訂艙費費用,普通箱為:210/20,340/40,危險品和冷凍箱為285/20,490/40;THC費用,普通箱為370/20,560/40;危險品和冷凍箱為410/20,610/40。

1.進口換單須知

一. 換單單位必須持有效背書的進口海洋提單,前來辦理進口提貨單換單手續。

1. 正本記名提單須憑指定收貨人背書后的正本海洋提單前來換單。

2. 正本指示提單(TO ORDER)必須有國外發貨人及收貨人背書。

3. 電放提單,收貨人須憑提單副本(蓋收貨人法人章)及我司電放格式的保函(蓋收貨人法人章)換單,但我司未收到船公司電放通知的恕不辦理。

4. 如是私人行李,另請憑本人護照復印件和代辦人委托書及身份證。

5. 背書必須為收貨人公章,提單上的背書要清晰可辨。

6. 對收貨人公章為純中文的,第一次到我司換單時請配合進行備案,具體聯系:63757000-5711 、5533

二. 前來換單的人員應在海洋提單上留有聯系人姓名、電話及換單日期。若因聯系人或電話不正確而致使有關事宜通知不到的,責任自負。

三. 根據船方要求,如須押箱的請攜空白支票到我司辦理押箱手續后方可換單。

四. 對有運費到付及附加費的貨物,收貨單位必須先付清相關費用再進行換單。換單費和更改費收費標準如下:

1. 集裝箱正本副本提單:¥200/票~¥300/票

2. 散貨正本副本提單:¥200/票

3. 共用艙位提單請到信息窗口確認,換單費為¥300或¥400不等(因其他代理的換單費標準不一致)。

五. 危險品、冷藏貨、重大件在船靠港前一天即可辦理換單手續。

六. 凡需辦理海關更改的提單,請先與船公司進行更改確認并配合提供海關所需單證,并支付更改勞務費。更改事宜和收費費率請聯系:63757000-5519、5530、5535、5573

七. 凡船公司通知暫不換單的恕不受理換單,請向相關船公司垂詢。

八. 凡希望憑銀行保函或公司函保換單的,請聯系發貨人要求船方出具書面確認至我司,我司在收到船公司指令后確認保函真實、有效和合法后方可辦理。

九. 我司不接受任何由收貨人出具的船方通知。

十. 相關提示: 進口貨物的收貨人應當自船舶申報進境之日起 14 天內,向海關申報,逾期由海關征收滯報金。進口貨物的收貨人自船舶申報進進境之日起超過 3 個月未向海關申報的貨物將由海關提取變賣處理。凡船舶靠泊后7天內不提取貨物的,由此產生的疏港費、堆存費、滯箱費、拆箱費等費用由收貨人承擔。

2.提貨單申補須知

提單作為物權憑證,收貨人有義務和責任妥善保管。鑒于實踐中會發生收貨人或其委托的代理由于過失丟失提貨單,致使無法提取貨物的情況,為了妥善做好隨后的補辦手續,減少收貨人因此而遭受的滯期損失,規避風險,特制定本規定。

1. 提供書面單證:(1)實際收貨人的正本保函。(若委托其代理辦理,則再提供相關授權聲明)(2)碼頭出具所屬貨柜的在港證明。(3)收貨人應以公告形式聲明原提貨單作廢。(登報申明)(4)原提貨單、海洋提單復印件及商業發票復印件、進口報關單復印件。

2.資金擔保(期限為三個月)。

我司在收到收貨人的收到標的貨物的書面銷保函后,退還上述收貨人出具的保函和擔保金。

本操作自2005年7月20日起實施。聯系人:63757000*5533 盧小姐

3.銀行保函的要求須知

關于承運人同意收貨人在正本提單暫時未到的情況下,先憑副本提單加銀行保函換取進口貨物提貨單,換單手續對銀行保函的格式及條款要求如下:

1. 保函抬頭人必須是上海中外運船務代理有限公司或與海洋提單抬頭一致的書面同意接受該保函的承運人注冊全名。

2. 保函所注明之被擔保人名稱必須與副本提單上加蓋的提貨人章名稱一致。

3. 保函必須明示所擔保貨物的嘜頭、品名、規格、數量、重量、承運船舶、航次、裝卸港口名稱、提單編號。

4. 保函必須明確銀行作為但保人將承擔本保函所示進口貨物因被擔保人(即收貨人)憑副本提單向上海船務代理公司換取提貨單而可能給承運人或上海船務理公司帶來的一切風險的連帶賠償責任。

5. 保函必須明確被擔保人交還正本提單銷保的期限。

6. 保函明示的有效期至少為一年,從約定的被擔保人銷保期限次日起計算。

7. 保函必須加蓋銀行公章和收貨人公章。

8. 對于所有銀行的保函,必須由我司進行傳真確認后方可接受。

我司審核注意事項:

1. 注意銀行批注事項,我司不接受銀行出具的一般保證。

2. 保函上的任何涂改必須由銀行蓋章確認。

3. 記錄銀行確認聯系人及電話。

4.退押箱支票及進口放箱

進口退押箱支票聯系方式 63757000-5529 應先生

進口放箱地址:楊高北一路247號(星明物流內) T: 50417092

5.代理船公司聯系方式

中外運箱運: 63757000-7475、7334

太平船務: 61235666轉

長錦船務: 63243083/63242205

東暎船務: 63757000-5939

泛洋船務: 61700166轉

東航船務: 62891222轉

川崎汽船: 23101943/23101945

陽明海運: 61206166轉

商船三井: 23206090

達飛輪船: 23069696轉

宏海箱運: 61324545

興亞海運: 53851133

韓星、太榮: 53083170

上海快航: 63757385

孟虎航運: 63757682

高麗海運: 63092239

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